Bijhouden van rittenregistratie

Wat moet er bijgehouden worden bij rittenregistratie?

Als bedrijf in Nederland bent u verplicht om Rittenregistratie bij te houden van de gereden kilometers en dit door te geven aan de belastingdienst. De reden hiervoor is omdat er per jaar niet meer dan 500 kilometer privé gereden mag worden met bedrijfsauto’s.

Bij het registreren van voertuigen vermeld u het volgende:

  • Het merk van de auto
  • Het model van de auto
  • Het kenteken van de auto
  • De periode van gebruik
  • En de gegevens van de rut (hiermee wordt bijvoorbeeld bedoeld de duur van de rit en hoe laat)

Per rit moet u het volgende bijhouden:

  • Datum
  • Begin- en eindstand van de kilometerteller
  • Het adres waarvan u bent vertrokken en waar u bent heen gereden.
  • Wanneer er gereden is volgens de niet meest gebruikelijke route.
  • Of het een privé of zakelijke rit is.
  • Wanneer er tijdens een zakelijke rit privé gereden is.

 

Hoe weet ik of mijn rit privé is?

Ritten zijn privé als er geen zakelijk doeleinde is. Van huis naar kantoor (ook wel woon-werkverkeer genoemd) is een voorbeeld van een zakelijke rit. Wanneer er even snel naar de supermarkt gereden wordt, of naar de sportvereniging van de kinderen met de auto valt dit onder een privérit en dient dit gemeld te worden.

 

Waarom is dit belangrijk?

Wanneer de rittenregistratie niet goed wordt bijgehouden, dan wordt er een bijbetaling verrekent van privégebruik met de autokosten van de onderneming. Wanneer u kunt aantonen dat er minder dan 500 kilometer privé gereden is, kan er een ‘Verklaring geen privégebruik auto’ worden aangevraagd. Hierdoor wordt er een bijtelling van 22% voorkomen. De hoogte van dit percentage veranderd elk jaar.

 

Hoe houd ik dit bij?

U kunt elke rit bijhouden door dit te noteren op papier. U maakt dan per rit een overzicht van eerdere genoemde gegevens. Vervolgens zet u al deze gegevens in een overzichtelijk bestand, bijvoorbeeld een Excel-bestand. Dit bestand stuur u dan naar de belastingdienst, die deze gegevens dan gaan controleren.

Er kan ook gekozen worden voor een automatisch rittenregistratiesysteem. Global Trackmarks verzorgt systemen die alle ritten van een auto bijhoudt en dit overzichtelijk in één document naar u verstuurd. Dit kan dagelijks, wekelijks maar ook maandelijks naar uw mailbox gestuurd worden. Meer informatie over de producten van Global Trackmarks vindt u hier.